La Société des transports de Rimouski est actuellement à la recherche d’un adjoint(e) administratif pour se joindre à son équipe! Vous avez d’excellentes aptitudes reliées aux tâches administratives et à l’utilisation de différents outils informatiques, ce poste est assurément pour vous!
Description de tâches
Poste : Adjoint(e) administratif(ve)
Personne contact : Alexandra Lepage, 418-723-5555
Sommaire
Sous l’autorité de la direction, en accord avec les règles et politiques en vigueur à La Société, l’adjoint(e) administratif(ve) veille à l’exécution efficace des activités du bureau de façon à faciliter et à améliorer l’action de l’organisme.
Requis
Diplôme d’études secondaire
Formation ou expérience comme agent de bureau, secrétariat ou technique de bureautique est un atout.
Posséder une voiture et un permis de conduire valide.
Principales responsabilités
Perception et gestion des points de vente
- Se déplacer dans les différents points de vente afin d’en assurer la saine gestion et de résoudre les éventuels problèmes administratifs.
- Superviser et gérer l'administration des différents points de vente.
- Maintenir un inventaire des titres de transport en consignation et comparer les rapports de ventes pour détecter toute irrégularité.
- Assurer la collecte et la distribution des titres nécessaires aux points de vente.
- Collaborer avec les responsables des points de vente.
Conciliation et perception des paiements
- Effectuer la conciliation et le suivi des paiements.
- Assurer la perception des paiements.
- Suivre et relancer les paiements en souffrance en respectant les procédures établies.
Facturation
- Préparer et envoyer la facturation aux clients.
- Assurer un suivi de l’état des paiements et des éventuelles erreurs ou divergences sur les factures.
- Gérer les informations relatives à la facturation dans le système comptable de l’entreprise.
Rédaction, révision et préparation de divers documents
- Vérifier et saisir les informations des usagers et des courses dans le système informatique.
- Rédiger des courriels, lettres et rapports administratifs.
- Réviser et corriger des documents pour en garantir la clarté, la précision et la conformité.
- Préparer des présentations ou des documents.
Coordination de la circulation des renseignements à l’interne
- Assurer une communication fluide entre les employés.
- Transmettre les informations pertinentes aux bonnes personnes dans les délais appropriés.
- Organiser et centraliser les informations administratives nécessaires aux opérations quotidiennes.
Mise à jour de politiques et procédures administratives
- Veiller à l’actualisation des politiques et procédures internes.
- Collaborer à l’élaboration et à la révision des procédures pour assurer leur conformité aux normes en vigueur.
Classement et gestion de la documentation manuelle et numérique
- Assurer l’archivage, le classement et la gestion des documents administratifs (papier et numérique).
- Maintenir un système de classement efficace et sécurisé pour faciliter l’accès aux informations.
- Approvisionnement du bureau et commandes de fournitures :
- Gérer l’approvisionnement des fournitures de bureau nécessaire au bon fonctionnement de l'entreprise.
- Passer des commandes auprès des fournisseurs et suivre l'état des livraisons.
Transmission de documentation
- Assurer la transmission de documents internes et externes en temps voulu.
- Veiller à ce que toutes les communications soient complètes et correctement distribuées.
Compilation et saisie de données et statistiques
- Collecter et compiler des données nécessaires à l’élaboration de rapports statistiques.
- Analyser des informations pour fournir des rapports pertinents à la direction.
Autres tâches connexes
- Effectuer toute autre tâche administrative qui pourrait être demandée pour soutenir l’équipe dans son fonctionnement quotidien.
Échelle salariale : 21,00$ à 27,40$
Temps partiel, 24h à 30h / semaine
Horaire malléable de jour (8h à 17h) entre lundi et vendredi
Pour postuler :
En personne au centre administratif, 376 de la Cathédrale, Rimouski
Par courriel au adj.direction@rimouskibus.com
Avant le 30 avril 2025
